La semaine passée, j’ai démoli une terrasse délabrée. J’étais persuadé que ce n’était pas un gros projet et que j’aurais fini en un rien de temps. Peu après avoir commencé, je me suis rendu compte que j’avais grandement sous-estimé le temps qu’il faudrait pour finir. Et pourtant, il y a deux ans à peine, je m’étais lancé dans un projet semblable qui, oh surprise, avait aussi pris plus de temps que prévu. C’est un exemple simpliste de l’« illusion de planification ». Selon ce concept, que l’on doit à l’économiste nobélisé Daniel Kahneman, nous avons tendance à faire preuve de trop d’optimisme et à sous-estimer le temps nécessaire pour mener un projet à bien, même si on avait déjà fait un travail similaire par le passé.
Fondements de l’illusion de planification et répercussions sur les programmes de qualité et de qualité alimentaire des fournisseurs
Les humains sont optimistes de nature, et c’est formidable parce que l’autre façon de voir les choses (pessimiste) serait terrible. Cela entraîne cependant une tendance généralisée à surestimer notre capacité à finir des projets ou des tâches dans les délais prévus, ou à les réaliser. C’est également dans notre nature de ne pas vouloir décevoir, et on s’empresse souvent de promettre la réalisation dans un délai donné pour faire approuver l’initiative.
Ça veut dire qu’on va à contre-courant de la nature humaine et de bien des normes d’entreprise. De plus, les entreprises ont souvent une petite équipe pour veiller à la sécurité et à la qualité des aliments. Donc, les employés chargés de l’assurance qualité ont trop souvent une montagne de travail à abattre… ce qui mène à l’échec.
Certains professionnels de l’assurance qualité sont chargés la fois de l’approvisionnement et de l’exploitation directe. Ces personnes sont chargées d’évaluer les nouveaux fournisseurs, d’inspecter leurs sites et de s’assurer qu’ils continuent de répondre aux attentes en matière de qualité et de sécurité. Elles sont parfois également responsables de l’assurance qualité dans les installations de production (chez le fabricant) ou dans les restaurants (dans une entreprise de services alimentaires), où il faut souvent trouver des solutions immédiates aux problèmes.
Même si l’on s’occupe uniquement des approvisionnements, il est facile de se laisser dépasser par les événements. L’accumulation des plaintes, la gestion des mesures correctives, les visites chez les fournisseurs pour résoudre les problèmes… tout cela peut accaparer des journées complètes. Et malgré les meilleures intentions du monde, on prend du retard sur les projets plus proactifs qui seraient normalement censés nous sortir de la spirale réactive.
Stratégies pour surmonter les obstacles
Heureusement, de nombreuses entreprises ont pris conscience des efforts à faire pour gérer la sécurité et la qualité de la chaîne d’approvisionnement. Avec le soutien des secteurs fonctionnels de l’ensemble de l’organisation, elles ont adopté des approches plus stratégiques, intégrées et systémiques. C’est une bonne nouvelle pour ceux qui travaillent dans des entreprises qui n’ont pas encore adopté cette philosophie. Voici quelques conseils pour aider à mettre les choses en train.
Trouver un champion
Vous ne vous sentez peut-être pas capable de changer les choses au sein de votre entreprise. Cherchez quelqu’un qui peut vous soutenir, un cadre de l’entreprise qui vous prêtera l’oreille. Vous avez toutes les raisons de vous y mettre. Évoquez les économies à faire, les risques évités… tous les arguments nécessaires pour susciter l’intérêt.
Commencer par la base
Adoptez dès que possible une approche plus stratégique et proactive envers la gestion des fournisseurs. L’excellent article Uncomplicating the Supply Planning Process (en anglais seulement) suggère que si vous vous sentez dépassé par la planification des approvisionnements, vous n’hésitiez pas à filtrer les fournisseurs jusqu’à réduire la liste à ceux qui sont importants. Au lieu de démarrer le projet avec tous les fournisseurs, on peut commencer par un sous-groupe des fournisseurs les plus importants et bâtir autour de cette base. Par exemple, on peut choisir les plus gros fournisseurs chez qui l’entreprise dépense le plus, ou des catégories de produits généralement considérées comme à risque élevé. En commençant par un petit échantillon, vous pouvez mettre le processus à l’essai avant de l’étendre au reste de la chaîne d’approvisionnement.
Demander de l’aide!
Pour mieux préconiser l’embauche de nouveaux effectifs, demandez à un autre service de vous prêter main-forte. N’ayez pas peur d’admettre que vous n’arrivez pas à tenir le rythme. Grâce à cette aide, vous aurez le temps de lancer une approche plus systémique et structurée, sans plus de tracas pour vous, tout en renforçant la sécurité dans la chaîne d’approvisionnement.
La sous-traitance est aussi une solution valable. Vous pouvez ajouter des incitatifs au contrat afin d’augmenter les chances que le travail soit fait à temps, sans excéder le budget. Le recours à une ressource de l’extérieur peut renforcer vos capacités en matière d’expertise et d’effectifs pour vous permettre de consacrer tous vos efforts à une tâche qu’il faut réaliser, mais qui se retrouve constamment repoussée à plus tard à cause d’échéances plus pressantes. Pour avoir de meilleures chances de trouver un partenaire de confiance, obtenez des références pour des travaux similaires. Consultez l’article sur la sous-traitance.
À tout le moins, sachez que vous n’êtes pas seul. À l’instar de tous les humains, les professionnels de la sécurité et de la qualité alimentaires ont tendance à se lancer dans des projets hors mesure. En prenant conscience de cette tendance générale, on peut devenir un peu plus efficace dans la planification et, à tout le moins, se sentir un peu moins nul quand on n’y arrive pas.
Author:Scott Arnald est superviseur au sein de l’équipe de consultation de NSF International. Il offre des services visant à aider les entreprises à gérer la sécurité et la qualité des aliments de leur chaîne d’approvisionnement. Vous pouvez lui écrire à sarnald@nsf.org.
Cet article fait partie d’une série sur la gestion de la qualité et de la sécurité alimentaire d’une chaîne d’approvisionnement en tant que fabricant, marque de restaurant ou entreprise de services alimentaires.
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